Teamassistenz und Portaladministration

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Einleitung

Die Mission des Berlin Institute of Health (BIH) ist die medizinische Translation: Erkenntnisse aus der biomedizinischen Forschung werden in neue Ansätze zur personalisierten Vorhersage, Prävention, Diagnostik und Therapie übertragen, umgekehrt führen Beobachtungen im klinischen Alltag zu neuen Forschungsideen. Ziel ist es, einen relevanten medizinischen Nutzen für Patient*innen und Bürger*innen zu erreichen. Dazu etabliert das BIH als Translationsforschungsbereich in der Charité ein umfassendes translationales Ökosystem, setzt auf ein organübergreifendes Verständnis von Gesundheit und Krankheit und fördert einen translationalen Kulturwandel in der biomedizinischen Forschung. Das BIH wurde 2013 gegründet und wird zu 90 Prozent vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) und zu zehn Prozent vom Land Berlin gefördert. Die Gründungsinstitutionen Charité – Universitätsmedizin Berlin und Max-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin in der Helmholtz-Gemeinschaft (MDC) waren bis 2020 eigenständige Gliedkörperschaften im BIH. Seit 2021 ist das BIH als dritte Säule in die Charité integriert, als Translationsforschungsbereich der Charité; das MDC ist privilegierter Partner des BIH.
 
 
Für das BIH suchen wir zum 01.09.2021 – unbefristet - eine
 
Teamassistenz und Portaladministration
 
 
Das Berliner Institut für Gesundheitsforschung (BIH) bietet exzellenten Grundlagenforschenden sowie klinischen Forscherinnen und Forschern innovative dynamische Karrieremöglichkeiten auf allen Karrierestufen, koordiniert durch die BIH Biomedical Innovation Academy (BIA).  Mit Hilfe neuer Karrierewege und Anreizstrukturen für exzellente Mediziner*innen sowie Wissenschaftler*innen soll eine neue Generation von translational geschultem klinischem und wissenschaftlichem Nachwuchs gefördert werden, insbesondere forschungsorientierte Ärztinnen und Ärzte bzw. an klinischen Fragen interessierte Naturwissenschaftler*innen. Die BIA organisiert diverse, jährliche Auswahlkolloquien und Curriculumsangebote für Ihre Förderprogramme, ein jährliches Retreat sowie zweijährliche internationale wissenschaftliche Symposien.
 

Ihr Aufgabengebiet:

Unterstützung der BIA-Leitung (50%):
  • Proaktive Unterstützung bei operativen, administrativen und strategischen Aufgaben der BIA-Leitung,
  • Eigenverantwortliche Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Korrespondenzen,
  • Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Gremiensitzungen, Workshops etc.,
  • Kontaktpflege / Korrespondenz zu / mit wissenschaftlichen und wirtschaftlichen Partnern, Stiftungen, universitären Einrichtungen,
  • Allgemeine Assistenzaufgaben inkl. Ablage, Organisation und Abwicklung von Dienstreisen, Terminplanung etc.
Administration von Anträgen und Berichten im Rahmen der verschiedenen BIA-Förderprogramme und des BIA-Mobility Funds (50%)
  • Erstellung und Überarbeitung von Antrags- und Berichtsvorlagen im BIH-Portal 
  • Administration von über das BIA Antrags- und Berichtsportal eingegangenen Anträgen und Berichten inkl. Unterstützung der formellen Prüfung von Anträgen, Sichtung und Verarbeitung von Berichten
  • Identifizierung, Implementierung und Prüfung von Portal-Erweiterungen für das BIH Antrags- und Berichtsportal
  • Beratung und Unterstützung von internen und externen Portal-Anwender

Ihr Profil:

  • mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Gesundheitswissenschaften, im kaufmännischen Bereich oder vergleichbar
  • Nachgewiesene Berufserfahrung im Bereich Leitungsassistenz
  • Nachgewiesene Berufserfahrung im Bereich Sachbearbeitung in Antrags- und Berichtsverfahren in wissenschaftlichen Einrichtungen
  • Kenntnisse der Forschungs- und Wissenschaftslandschaft in Deutschland vom Vorteil
  • Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift in deutscher und englischer Sprache
  • Sehr gute MS Office Kenntnisse (insbesondere Word, Excel und PowerPoint) und Affinität zu digitalen Lösungen in der Administration
  • Erfahrung mit Microsoft SharePoint vom Vorteil
  • Zielorientiertes, eigenverantwortliches Arbeiten, innovatives Denken, hohe Motivation, Einsatzbereitschaft, freundliches, professionelles Auftreten,
  • Ausgeprägte Teamfähigkeit, Organisationsgeschick und sehr gutes Zeitmanagement

Wir bieten:

  • Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsweisenden For­schungsinstitut
  • Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der persönlichen Voraussetzungen analog zum mittleren Dienst nach dem TVÖD VKA-K
  • Flexible Arbeitszeiten zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
  • Zusätzliche im öffentlichen Dienst übliche Leistungen (u.a. Jahressonderzahlung, VBL)
  • Unbefristete Vollzeitstelle (39h/Woche)
  • 30 Urlaubstage pro Jahr (bei einer Fünf-Tage-Woche) sowie bis zu 24 Gleittage pro Jahr

Wir leben Vielfalt:

Das BIH fordert qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber sowie ihnen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Ihre Bewerbung reichen Sie bitte über das BIH Karriereportal https://jobs.bihealth.org bis zum 13.10.2021 unter Angabe der Kennziffer BIH-72.21 ein.
 
Nähere Informationen zum BIH finden Sie unter www.bihealth.org